Proč a kdy archivovat dokumenty?

Proč a kdy archivovat dokumenty?

V každé firmě vzniká v průběhu let celá řada různých dokumentů a písemností, od obchodních dokumentů, účetních dokladů až po mzdovou a personální agendu. Co však v situaci, kdy objem dokumentů začne ve firmě překážet a zabírat místo? Pak dokumenty musí pryč. Ale co s nimi?

Vyřazování dokumentů

Před vyřazením dokumentů je nutné vědět, že sami je třeba opravu nikdy potřebovat nebudeme, ale může je po nás požadovat některý z úřadů (finanční úřad, správa sociálního zabezpečení).
A i když jsme si jisti, že se opravdu jedná o dokumenty s prošlou skartační lhůtou, nezapomněli jsme si zajistit skartační povolení od příslušného státního oblastního archivu? Není nakonec nějaký dokument archiválie?

V případě, že se rozhodneme všechny dokumenty skladovat, máme je uskladněny správně, tj. v souladu se všemi předpisy?

Většina firem také nemá pracovníka, který by měl na starosti archivaci dokumentů a který by znal skartační lhůty jednotlivých dokumentů ani podmínky jejich ukládání.

V některých situacích je zpracování, archivace a skartace dokumentů nutností, například v případě ukončení činnosti firmy likvidací. Také řada správců konkurzní podstaty realizuje archivaci písemností úpadce.

Outsourcing

V dnešní době se stále více v oblasti archivace dokumentů prosazuje outsourcing, neboť pro firmu je výhodné, když se soustředí jen na vlastní předmět podnikání a ostatní provozní služby jí zajišťují specializovaní dodavatelé.

Nejlepším řešením je zadat roztřídění dokumentů, jejich archivaci a skartaci specializované firmě. Ta pak zajistí, že dokumenty budou správně roztříděny dle skartačních znaků s přidělením skartačních lhůt, uskladněny v odpovídajících prostorách se správnou teplotou a vlhkostí, v kovových regálech a v archivačních krabicích a po uplynutí skartačních lhůt na základě skartačního povolení řádně skartovány.

Neváhejte nás kontaktovat!


Webdesign a SEO Optimalizace ODEON :: mapa-webu :: RSS :: ODEON a.s. je mateřskou společností koncernu ODEON

Další činnosti koncernu ODEON: Chaty a chalupy :: Ekonomické poradenství :: Třeboň a Třeboňsko :: Pronájem skladů a kanceláří - Brno, Praha :: Internetové služby :: Vedení účetnictví :: Penzion Třeboň ::