499/2004 Sb. - Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů; ČÁST PRVNÍ, ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÁ SLUŽBA, HLAVA I, ÚVODNÍ USTANOVENÍ

§ 1

Předmět úpravy
Tento zákon upravuje

a) výběr a evidenci archiválií,
b) ochranu archiválií,
c) práva a povinnosti vlastníků archiválií,
d) práva a povinnosti držitelů a správců archiválií (dále jen “držitel archiválie”),
e) využívání archiválií,
f) zpracování osobních údajů pro účely archivnictví,
g) soustavu archivů,
h) práva a povinnosti zřizovatelů archivů,
i) spisovou službu,
j) působnost Ministerstva vnitra (dále jen “ministerstvo”) a dalších správních úřadů na úseku archivnictví a výkonu spisové služby,
k) přestupky.

§ 2

Vymezení pojmů

Pro účely tohoto zákona se rozumí

a) archivnictvím obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní,
b) péčí o archiválie jejich výběr, evidence, ochrana, archivní zpracování, uložení a zpřístupnění,
c) archivem zařízení podle tohoto zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně,
d) původcem každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán,
e) dokumentem každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena,
f) archiválií takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence,
g) výběrem archiválií posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií,
h) archivním fondem soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených z činnosti původce,
i) archivní sbírkou soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky,
j) archivní pomůckou informační systém, který se vytváří při archivním zpracování a slouží pro evidenci a orientaci v obsahu a časovém rozsahu archivního fondu, archivní sbírky nebo jejich částí,
k) archivním zpracováním třídění, pořádání a popis archiválií,
l) výkonem spisové služby zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností,
m) spisovnou místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení,
n) správním archivem součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let,
o) metadaty data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času,
p) spisovým řádem vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení,
q) spisovým znakem označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování,
r) skartačním znakem označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení,
s) skartační lhůtou doba, během níž musí být dokument uložen u původce,
t) zaměstnancem osoba ve služebním poměru, pracovněprávním nebo jiném obdobném vztahu.

Další článek: HLAVA II. ARCHIVNICTVÍ, Díl 1. Výběr archiválií a jejich evidence