Zákon o archivnictví a další právní předpisy

Dne 1.1.2005 nabyl účinnosti zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, který se také lidově nazývá zákon o archivnictví. Zákon určuje okruhy původců dokumentů s povinností uchovávat neboli archivovat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií. Zákon o archivnictví  dělí původce dokumentů do dvou skupin, a to na „veřejnoprávní původce“ a „soukromoprávní původce“, přitom mezi těmito skupinami původců je podstatný rozdíl ve způsobu výběru archiválií a ve výkonu spisové služby.

Do skupiny „soukromoprávních původců“ patří:

• podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, tedy hlavně společnosti s.r.o. a akciové společnosti i další obchodní společnosti zapisované do obchodního rejstříku
• politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti
• profesní komory a v určitých případech členové profesních komor
• nadace a nadační fondy, obecně prospěšné společnosti
• likvidátoři v případě dokumentů původce, který je v likvidaci, a správci konkursní podstaty v případě dokumentů původce, na kterého byl prohlášen konkurz

Soukromoprávní původci jsou povinni uchovávat dokumenty a umožnit z nich podle zákona výběr archiválií. V praxi to znamená, že soukromoprávní subjekty nemohou samy skartovat dokumenty bez spolupráce s příslušným oblastním státním archivem. Zákon o archivnictví posuzuje jako správní delikt zničení dokumentů bez souhlasu příslušného státního archivu nejen v případě zničení dokumentů právnickou osobou a podnikající fyzickou osobou, ale i v případě zničení dokumentů jednotlivými fyzickými osobami (např. statutárními zástupci, zaměstnanci, likvidátory, správci konkurzní podstaty apod.)